Mais uma reunião na empresa? Será que ela é realmente necessária? Lá vamos nós de novo reunir dez pessoas para tomar nenhuma decisão…

Será que é realmente necessária a participação dessas dez pessoas?

A reunião acontece.

Nada acontece.

Falta de direção, falta de propósito, falta de liderança, falta de uma agenda bem definida e falta de contéudo são algumas das razões porque uma reunião se torna maçante, improdutiva e sem sentido.

E no final do dia, MUITO CARA para a empresa.

Para que serve uma reunião?

Qual o segredo de uma reunião perfeita?

FOCO!

Aqui vão alguns princípios simples para formatar uma reunião produtiva:

1. Defina um único propósito para a reunião.
2. Defina o objetivo.
3. Defina o resultado esperado.
4. Crie o conteúdo.
5. Faça com que o conteúdo possa ser distribuído para todos os participantes.
6. Defina os participantes.
7. Faça com que seja LEGAL participar. As pessoas querem participar da reunião ou as pessoas TÊM que participar da reunião? As pessoas querem ouvir você falar ou as pessoas TÊM que ouvir você falar?
8. Peça a opinião dos outros participantes sobre possíveis itens que devem ser abordados na reunião.

Por último, antes de agendar a próxima reunião, responda as seguintes perguntas:

1. Essa reunião é realmente necessária?

2. Existe alguma outra maneira de discutir o assunto ou distribuir a informação para as pessoas?

3. O quanto essa reunião irá afetar a moral e produtividade das pessoas?

4. O quanto essa reunião terá de impacto sobre a lucratividade da empresa?

5. Você pode usar essa reunião para elogiar alguém?

6. Você poderia fazer essa mesma reunião com trinta minutos a menos?

Se você respondeu positivamente a todas essas questões, vá em frente. Mas não se esqueça:

1. Escolha alguém para tomar nota de tudo que for falado. Ao término da reunião, envie o sumário, os próximos passos, e as responsabilidades de cada um para todos os participantes da reunião.

Reuniões são uma ferramenta vital para o crescimento de uma empresa. Entretanto, a sua habilidade em torná-la produtiva irá determinar o quanto rápido você consegue crescer.